#3 Animation des réunions

IV- La communication spécifique en réunion.

La réunion de travail, de chantier est un instant privilégié , qu’il faut particulièrement soigner. C’est l’instant où l’instigateur de la réunion pourra mettre en valeur son point de vue, à condition d’apporter : 
- Des faits,

- Des preuves,
- Des chiffres,
- Des croquis.
 Une réunion de chantier est un rassemblement OBJECTIF, CONCRET, RÉEL.

Il en découle une préparation spécifique des questions, dans leur formulation, à une question précise une réponse précise.

Il faut amener ses interlocuteurs à exprimer complétement leurs pensées, "sans arrières-pensées". Pour cela, il faut savoir pour les question, généralement :

- Question ouverte, large: qu'en pensez-vous ?
- Question d'opinion: quel est votre avis ?
- Question directe: êtes vous d'accord ?

"Pourquoi faire compliqué si vous pouvez faire simple ?"

V- De l'efficacité, de la participation:

 

Découlera la qualité de la réunion. Pour cela, il faut impérativement faire en sorte que tous les participants aient la possibilité de s’exprimer pleinement :

Pour cela :

- Savoir arrêter, "Bloquer", les plus bavards,
- Solliciter avec sympathie les plus timides,
- Donner un temps de parole à tous les membres de la réunion : attention de ne pas frustrer certaines personnes qui vous en voudront de ne pas les avoir invité à s’exprimer, et "se vengent" par la suite.
- Intervenir donc fermement, mais sans aucune agressivité.

En permanence, vous devez disposer de trois leviers :

- Faire progresser la réunion
- Recenser la discussion- les échanges : attention aux digressions
- Pré-conclure, à chaque étape, de la progression 

VI-Le P.V de réunion ou compte-rendu:

Toute réunion doit faire l’objet d’un Compte-rendu, relatant fidèlement : 

- Les interventions de chacun et surtout les décisions prises et arrêtées,
- Le compte-rendu comporte obligatoirement les dates d’échéances,
- Le compte-rendu prépare la prochaine réunion

Le compte-rendu est établi à partir des notes prises durant la réunion, et c’est pour cela que je préconise une synthèse pour chaque question traitée, ce qui facilite alors grandement la rédaction du C.R, et ajoute à la clarté des propos à transcrire.

↳ Quelques conseils pratiques pour un bon compte-rendu:

- Adopter un style allégé et vivant (presque style "télégraphique"),
- Écrire avec simplicité,
- Éliminer les effets de style,
- S’attacher à rechercher le mot juste,
- Style positif (si possible user du présent de l’indicatif)
- Phrase courte : éliminer adverbes et adjectifs.

Le C.R. peut être complété (c’est même recommandé) par la rédaction de "note de liaison", permettant de maintenir un lien solide de communication entre les différents participants. De nombreux ensembles et cas de figures auront été abordés durant "la réunion de Formation".

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